Definicije
Spodnje definicije pojasnjujejo osnovne izraze, uporabljene v tej politiki za jasnejše razumevanje obsega in namena obdelave podatkov.
Zbiranje podatkov
NotaMCore zbira podatke, ki so potrebni za izvedbo storitve validacije dokumentov, tehnično obdelavo in skladnost z zakonodajo. Zbiranje poteka preko neposrednega vnosa uporabnika, avtomatskih procesov in posredovanja s strani tretjih oseb, kadar je to potrebno za izvedbo pogodbenih obveznosti.
Podatki, ki jih posreduje uporabnik
Podatki, ki jih uporabniki neposredno vnesejo ali posredujejo pri uporabi naših storitev, vključujejo informacije, potrebne za identifikacijo strank in obdelavo dokumentov.
- Kontaktni podatki: ime, priimek oziroma naziv podjetja, elektronski naslov in telefonska številka.
- Podatki v dokumentih: vse informacije, ki so del naloženih datotek, vključno s podpisi, datumskimi žigi in drugimi metapodatki.
- Podatki za obračun: računovodski in davčni podatki, kadar se storitve zaračunavajo.
- Avtentikacijski podatki: uporabniška imena in gesla, javni ključi ali certifikati, ki so potrebni za dostop do storitev.
- Nastavitve storitve: preference uporabnika glede obdelave in obvestil.
- Dovoljenja in soglasja: izrecne izjave soglasja ali druge pravne podlage, kadar so potrebne za obdelavo.
Samodejno zbrani podatki
Pri uporabi spletnih storitev se zbirajo tudi tehnični podatki, ki omogočajo pravilno delovanje storitve, analitiko in odkrivanje težav.
- IP naslov in podatki o omrežju za namene varnosti in preprečevanja zlorab.
- Podatki o napravi in brskalniku za zagotavljanje združljivosti storitev.
- Dnevniki aktivnosti (logi) storitev za revizijske in varnostne namene.
- Podatki o uporabi API: klici, poraba virov in napake za optimizacijo delovanja.
- Analitični piškotki za zbiranje statistike uporabe spletnega vmesnika.
- Časovne žige dostopov in validacij dokumentov za dokazne naloge.
Podatki od tretjih oseb
V nekaterih primerih prejmemo podatke od storitev ali partnerjev, ki pomagajo pri izvedbi storitve ali preveritvi certifikatov in podpisov.
- Certifikacijski organi in PKI ponudniki za preverjanje javnih certifikatov.
- Plačilni ponudniki za obdelavo računov in plačilnih transakcij.
- Zunanji varnostni in analitični sistemi za odkrivanje zlorab in izboljšanje stabilnosti storitve.
Namen obdelave
Podatke obdelujemo iz več razlogov, ki izhajajo iz pogodbenih razmerij, zakonodaje ter zakonitih interesov upravljavca storitve.
- Zagotavljanje in izvajanje storitev digitalnega overjanja dokumentov.
- Tehnična obdelava podatkov za validacijo podpisov in časovnih žigov.
- Upravljanje uporabniških računov in avtentikacije.
- Obračunavanje in upravljanje finančnih transakcij povezanih s storitvami.
- Varnostne dejavnosti, vključno z odkrivanjem zlorab in zaščito pred nepooblaščenimi dostopi.
- Izpolnjevanje pravnih obveznosti, vključno z evidencami za regulatorne postopke.
- Komunikacija z uporabniki glede statusa validacij in tehničnih obvestil.
- Analiza uporabe storitev za izboljšave ter vzdrževanje kakovosti storitev.
Pravna podlaga obdelave
Obdelava osebnih podatkov temelji na enem ali več pravnih temeljih, odvisno od vrste podatkov in namena obdelave.
- Izpolnitev pogodbe: obdelava podatkov, potrebnih za izvedbo storitve overjanja dokumentov.
- Zakonita obveznost: obdelava podatkov za izpolnitev zakonskih in regulatornih obveznosti.
- Zakoniti interes: obdelava za zagotavljanje varnosti, preprečevanje zlorab in zaščito infrastrukture.
- Soglasje: kadar je potrebno izrecno soglasje za določene ravni obdelave ali marketinške komunikacije.
Pravice po GDPR
Upoštevamo določila Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR) in zagotavljamo mehanizme za uveljavljanje pravic uporabnikov ter transparentno vodenje obdelav.
- Pravica do dostopa do osebnih podatkov in pridobitve kopije obdelav.
- Pravica do popravka netočnih ali nepopolnih podatkov.
- Pravica do izbrisa podatkov, kadar ni več upravičenega pravnega razloga za obdelavo.
- Pravica do omejitve obdelave v določenih okoliščinah.
- Pravica do prenosljivosti podatkov, kadar je obdelava osnovana na pogodbi ali soglasju in se izvaja avtomatizirano.
- Pravica do ugovora pri obdelavi na podlagi zakonitega interesa ter pravica do preklica soglasja, kjer je bilo dano.
Piškotki
Naša spletna stran uporablja piškotke in sorodne tehnologije za delovanje, analitiko in izboljšanje uporabniške izkušnje. Uporaba piškotkov ne omogoča identifikacije vsebine dokumentov, ki jih uporabnik naloži.
Uporabljamo tehnične piškotke za osnovno delovanje, analitične piškotke za zbiranje anonimiziranih podatkov o uporabi ter funkcionalne piškotke za shranjevanje uporabniških nastavitev.
Kategorije vključujejo nujne piškotke, nastavitvene piškotke in analitične piškotke. Marketing piškotki niso uporabljeni za personalizirano oglaševanje brez izrecnega soglasja.
Uporabniki lahko upravljajo nastavitve piškotkov skozi nastavitve brskalnika ali posebne kontrole na spletni strani. Onemogočanje nekaterih piškotkov lahko vpliva na funkcionalnost storitve.
Politika piškotkov
Deljenje podatkov
Podatke lahko posredujemo zavezancem, ponudnikom storitev ali regulatornim organom, če je to potrebno za izvedbo storitve ali če to zahteva zakonodaja.
- Zunanji ponudniki infrastrukture in gostovanja za shranjevanje in obdelavo podatkov.
- Certifikacijski organi za preverjanje in validacijo elektronskih potrdil.
- Plačilni procesorji za obdelavo transakcij povezanih s storitvijo.
- Pravne in regulativne institucije v okviru izpolnjevanja zakonskih zahtev.
- Storitve za varnost in odkrivanje zlorab, kadar je to potrebno za zaščito sistema.
- Stranke in partnerji, če uporabnik izrecno avtorizira prenos podatkov ali je to del pogodbenih obveznosti.
Mednarodni prenosi podatkov
V nekaterih primerih lahko pride do prenosa podatkov izven Evropskega gospodarskega prostora zaradi uporabe zunanjih storitev ali infrastrukture. Takšni prenosi se izvajajo v skladu z veljavno zakonodajo in ob primernih varnostnih ukrepih.
Za mednarodne prenose uporabljamo ustrezne varnostne ukrepe, kot so standardne pogodbene klavzule, ocene skladnosti in tehnična šifriranja med prenosom ter pogodbeno zavezo partnerjev o varovanju podatkov.
Hranjenje podatkov
Rok hrambe podatkov je določen glede na naravo podatkov, zakonske zahteve in operativne potrebe. Po izteku roka se podatki izbrišejo ali anonimizirajo, razen če zakon zahteva drugače.
Podatki o uporabniških računih se hranijo toliko časa, kolikor je potrebovalno za izvajanje storitve in upravljanje poslovnih razmerij ter v skladu z zakonodajnimi zahtevami.
Zapisniki komunikacije in obvestil se hranijo za obdobje, potrebna za reševanje zahtevkov in zagotavljanje revizijske sledljivosti.
Tehnični logi in revizijski zapisi se hranijo za obdobje, določeno z varnostnimi politikami in zahtevami za preiskave varnostnih incidentov.
Po poteku rokov hrambe ali na upravičen zahtevek se osebni podatki izbrišejo ali anonimizirajo, razen če obstaja pravna podlaga za daljše hrambo.
Varnost podatkov
NotaMCore izvaja tehnične in organizacijske ukrepe za zaščito podatkov pred nepooblaščenim dostopom, razkritjem, spremembo ali uničenjem. Vključeni so standardni postopki za upravljanje dostopa, enkripcijo in spremljanje varnosti.
- Šifriranje med prenosom in v mirovanju za zaščito vsebine dokumentov in komunikacij.
- Upravljanje dostopa z omejitvijo pravic in večfaktorsko avtentikacijo za administrativne račune.
- Redno spremljanje in testiranje varnosti, vključno z varnostnimi revizijami in posodobitvami programske opreme.
Pravice uporabnika
Uporabniki imajo na voljo vrsto pravic za nadzor nad osebnimi podatki. Zahteve za uveljavljanje pravic uredimo v razumnih rokih in skladno z zakonskimi določili.
- Za uveljavljanje pravic ali dodatne informacije se obrnite na kontaktni naslov: [email protected] ali po pošti na Mlinska ulica 6G, 9220 Lendava, Slovenija.
- Pravica do popravka: lahko zahtevate popravek netočnih ali nepopolnih osebnih podatkov, ki jih obdelujemo v povezavi z vašo uporabo digitalnih notarskih storitev.
- Pravica do izbrisa: v določenih primerih lahko zaprosite za izbris osebnih podatkov, če ni zakonitih razlogov za nadaljnjo obdelavo ali hrambo.
- Pravica do omejitve obdelave: lahko zahtevate, da začasno omejimo obdelavo vaših podatkov v primerih, ko izpodbijate natančnost ali zakonitost obdelave.
- Pravica do prenosljivosti podatkov: kadar je obdelava osnovana na soglasju ali pogodbi, imate pravico pridobiti osebne podatke v običajnem strukturiranem, splošno uporabljenem in strojno berljivem formatu.
- Pravica do ugovora: v primerih obdelave na podlagi zakonitega interesa imate pravico ugovarjati obdelavi vaših osebnih podatkov iz razlogov, povezanih z vašimi posebnimi okoliščinami.
- Pravica do odjava od trženja: lahko se kadar koli odjavite od prejemanja tržnih obvestil, ki temeljijo na vašem soglasju ali predhodnem interesu.
- Pravica do pritožbe pri nadzornem organu: če ocenite, da je bila obdelava vaših podatkov v neskladju z zakonodajo, se lahko obrnete na pristojni nadzorni organ.
Uveljavljanje pravic posameznika
Za uveljavljanje vaših osebnih pravic glede obdelave podatkov v okviru storitev digitalnega notarja in validacije dokumentov pri NotaMCore pošljite jasno in opredeljeno zahtevo. Zahteve obdelujemo in preverjamo identiteto za zaščito zasebnosti drugih uporabnikov.
Običajen odzivni čas na zahteve je do 30 dni, odvisno od zahtevnosti primera in obsega potrebnih preverjanj. Če potrebujemo dodatne informacije, vas bomo obvestili.
Trženje in obvestila
Uporabljamo kontaktne podatke za posredovanje informacij o storitvah, posodobitvah in zakonodajnih spremembah, ki lahko vplivajo na digitalno overitev dokumentov. Trženjska sporočila temeljijo na vašem soglasju ali prejšnji interakciji s storitvami NotaMCore.
Vsako trženjsko sporočilo vsebuje enostaven način za odjavo. Prav tako nas lahko kontaktirate neposredno za odstranitev iz seznamov prejemnikov promocij preko kontaktnih podatkov v razdelku za stik.
Varstvo otrok
Storitev NotaMCore ni namenjena zbiranju osebnih podatkov otrok, mlajših od 15 let, brez soglasja zakonitega zastopnika. Če postane jasno, da so bili podatki otroka zbrani brez ustreznega soglasja, bomo sprejeli ukrepe za njihovo odstranitev v skladu z zakonodajo.
Povezave do tretjih strani
Na spletnih mestih in v aplikacijah NotaMCore se lahko pojavijo povezave do virov tretjih oseb. NotaMCore ne odgovarja za prakse zasebnosti teh strani; pred deljenjem osebnih podatkov preberite njihove izjave o zasebnosti.
Spremembe izjave o zasebnosti
Izjavo o zasebnosti občasno posodobimo zaradi sprememb v storitvah ali zakonodaji. Pomembne spremembe bodo objavljene na spletni strani NotaMCore z datumom uveljavitve.
